電子マネーを使って交通費精算する会社は、ちょっと気を付けて!

交通費

昔は交通費精算は煩雑になりがちだった

経理部にとって経費精算は大切な仕事です。社員が経理部に持ち込む領収書を1つ1つチェックし、損金になるのかならないのか、経験がものを言いますし、税理士との連携も重要です。損金になるのかならないのか分からない時は、勝手に判断せず、領収書を他のものと分け、後で税理士の先生に相談するのがベストです。

持ち込まれるのが多い領収書には、飲食代、タクシー代、ホテル代などが挙げられます。ひと昔前であれば、1ヶ月の終わりに、交通費清算書のようなものに1ヶ月間に使った交通費を書き、上司の承認を得たうえで書類が経理部に渡されていました。

電子マネーなどでスムーズな精算

1枚1枚の領収書を紙に貼って経理部に持ってくる時代は、IT化がすすむにつれ少なくなりました。今でも中小企業では旧態依然の経理処理を行っているところもあるかもしれません。しかし、交通費精算に関しては、いろいろなツールがあるので、電子化されているのではないでしょうか。

交通費精算を楽にしたツールの1つとして、SUICAやPASMOなど電子マネーの存在が挙げられます。ある程度の金額をチャージしておけば、改札でピッとかざすだけでスムーズに移動が可能です。移動がスムーズになっただけでなく、どこからどこへ移動したのか履歴を確認することができるので、あとで交通費を精算するのが楽になりました。

以前は、どこからどこまで移動したのか、駅名や訪問先を1つ1つ書いてましたが、電子マネーの履歴があれば、少なくとも駅名を別の紙に記載して提出する必要はありません。

会社によっては、電子マネーの履歴を領収書の代わりにして精算しているところもあるでしょう。

プライベートとの切り分け

しかし、電子マネーの履歴を領収書の代わりにすることに対しては、ちょっとした問題があります。問題とは、電子マネーがプライベートな支出に使われることもある、という事です。

きちんと交通手段に支出されていれば交通費になりますが、コンビニでパンを買ったり、プライベートな時間の移動に使われたりした支出は、とうぜん交通費になりません。社員にパン代やプライベートな交通費を支払う場合、それは給与を支払ったことと同じです。源泉徴収の対象になります。

ちなみに、電子マネーの利用を始める際に500円ほどのデポジットをとられます。このデポジットはカードを解約するときに戻ってくるので、会社では資産扱いになります。まあ、厳密に500円の資産を管理するのは手間ですから、実際には従業員に負担してもらっている会社が多いでしょう。

編集部 担当デスク A