出張中にホテルで支払った朝食代は、ホテル代を精算する時に含めてしまってOK?

ホテルの朝食

経費として認められるラインは?

仕事で地方に出張することがあります。朝早くに新幹線や飛行機で出発し、お昼頃から夕方まで仕事をするのが一般的でしょうか。それで早く終わればそのまま帰路につきますが、夜遅くまで仕事があったり、翌日も仕事があったりする場合は、宿泊することになります。
この宿泊施設に支払う費用と、交通に費やした費用は、旅費交通費として経理上の処理が可能です。ここまでは疑問の余地もないでしょう。

ところが、宿泊した翌日の朝、ホテルのレストランで朝食を食べた場合、千円や2千円ほどの金額ですが、ホテル代に含めて精算してもいいのでしょうか。それとも、ホテル代と朝食代は分けて管理しなければならないでしょうか。
基本的に、朝食をホテル代に含め、それを旅費交通費に含めて問題ありません。仕事で必要な経費として認められるでしょう。
ところが、朝食が経費として認められない場合があります。どんなときか。それは、会社が社員に対して出張手当として日当を支払っている場合です。

出張においての日当

出張するということは、特に宿泊する場合、夜を地方で過ごさなければならず、社員には不便をかけることになりかねません。また、知らない土地で時間を過ごすことは、多少でもストレスに感じる人がいるかもしれません。家族のいる者にとっては、羽をのばせると喜ぶ人もいれば、家族と離れて過ごす時間を不便に感じる人もいるのです。そういう意味で、日当は支払われます。

この日当には、必要な支出をそこから支払うことが前提のお金です。つまり、朝食代くらいは日当から支払うのが日当の役割でもあります。

日当の節税効果

実は、この日当を支払う方法、節税効果の高い方法なのです。なぜなら、日当は経費になります。もし現金や商品券を社員に支払ってしまうと、それは給与とみなされ、社員に税金が掛かってしまいます。それを日当にすることで、社員には税金が掛かりませんし、会社も経費にできるのでウィンウィンの関係が保てるのです。

気を付けるべきことが1つあります。日当の金額です。日当の金額が不当に高額だと、それは経費に認められないでしょう。なぜなら、その分節税効果が出やすいからです。

では、日当の妥当金額はいくらくらいなのでしょう。それは、まさにケースバイケースです。少なくても、出張にともなう日当がいくらになるのか、規定で明確にしておく必要があります。そうすることで、日当の妥当性を税務調査の時に説明しやすくなるからです。

編集部 担当デスク A